SharePoint Highlights

SharePoint Server bietet eine Fülle an wertvollen und gewinnbringenden Funktionen für das moderne Informationsmanagement in Unternehmen an. Auf dieser Seite finden Sie einen kurzen Abriss über die nach unserer Meinung wichtigsten Dienste und Highlights, die mit der SharePoint Technologie und mit MOSS zur Verfügung gestellt werden.

SharePoint Server: Überblick Softwarearchitektur und Dienste

SharePoint Server: Highlights

• Browser-gestütztes arbeiten

Über die SharePoint Technologie wird eine Web-Applikation zur Verfügung gestellt, so dass der Anwender außer einem Browser keine weiteren Anwendungen braucht. Über einen Konverter können auch Office-Dateien in HTML umgewandelt werden und damit für Webseiten tauglich aufbereitet werden.

• Office-Integration

Häufig wird SharePoint als Ersatz für den klassischen File-Server gesehen (was für viele auch der Einstieg in die SharePoint Thematik ist). Da hierzu auch gehört, dass Dateien einfach bearbeitet werden können, lassen sich mit den Office-Programmen die Dateien aus der Web-Oberfläche heraus bearbeiten. Zusätzlich bieten die Office-Programme eine Möglichkeit, die Metadaten (in den Bibliotheken, in denen die Dateien gespeichert werden, können weitere Spalten angelegt werden, die die Informationen zusätzlich beschreiben können, ähnlich einer Tabelle im Datenbank Server) direkt zu bearbeiten.

• Workflows

Da SharePoint auf dem .NET Framework 3.0 aufsetzt, steht auch die Workflow Foundation zur Verfügung. Damit können einfache Workflows gestaltet werden, wenn mit dem Office SharePoint Designer gearbeitet wird, oder auch komplexe Workflows, wenn mit Visual Studio programmiert werden kann. Über diese Workflows können Prozesse sehr gut in der SharePoint Technologie abgebildet werden, so dass automatisch Entscheidungen getroffen werden können.

• Daten speichern

Es wurde bereits die Funktionalität der Speicherung von Dateien angesprochen, daneben bietet die SharePoint Technologie auch die Möglichkeit Daten zu speichern, die nicht auf eigenen Dateien basieren. Das kann verglichen werden mit Daten, die in eine Tabelle in einer Tabellenkalkulation gespeichert werden. SharePoint bietet hier im Standard bereits Listenvorlagen für Kontakte, Aufgaben, etc. Es können aber auch eigenen, benutzerdefinierte Listen erzeugt werden, ähnlich den Tabellen eines Datenbank Servers. Der Hauptunterschied zu einem Datenbank Server: es steht sofort eine Oberfläche zum Erfassen und Pflegen der Daten zur Verfügung.

• Suche

SharePoint Technologien bieten einen Indizierungs- und Suchprozess, sodass die Daten auch wiedergefunden werden, wenn der Anwender die Struktur der Ablage nicht kennt. Das ist der Nachteil bei den meisten File-Servern. MOSS erweitert diesen Suchdienst dahingehend, dass auch öffentliche Ordner aus Exchange und andere externe Quellen indiziert und damit durchsucht werden können. Damit kann z.B. eine Suchmaschine über die kompletten File-Server gelegt werden.

• Excel Services

Microsoft Excel ist das wohl am meisten verwendete Programm aus der gesamten Office Suite, und für viele Nutzer ein sehr wichtiges Hilfsmittel. Sehr häufig ergibt sich die Problematik, dass die Informationen, die durch Excel zur Verfügung gestellt werden, auch von allen betreffenden gelesen werden sollen. Dennoch soll diese Datei nicht frei verfügbar sein, da damit die Gefahr besteht, dass Daten absichtlich oder unabsichtlich manipuliert werden. Die Excel Services als Bestandteil der Enterprise Edition von MOSS stellen hier die Möglichkeiten zur Verfügung, dass Daten aus Excel-Dateien im Browserangezeigt werden. Damit wird die Reihe derer eingeschränkt, die die Daten bearbeiten können.

• Forms Services (InfoPath)

Wenn übersichtliche Formulare benötigt werden, um bestimmte Prozesse abbilden zu können, oder aber auch in Formularen auf weitere Datenquellen zurückgegriffen werden muss, dann kann auf die Forms Services in Verbindung mit Office InfoPath 2007 zurückgegriffen werden. Die Forms Services sind ebenfalls Bestandteil der Enterprise Edition vom Office SharePoint Server.

• Business Data Catalog

Daten aus externen Datenquellen können in SharePoint sichtbar gemacht werden, indem der Business Data Catalog darauf zugreift. Sehr vereinfacht ausgedrückt wird über eine Definitions-Datei festgelegt, welche Daten aus welcher Quelle angezeigt werden sollen. In SharePoint werden diese Daten dann in Webparts dargestellt. Der Business Data Catalog ist ebenfalls Bestandteil der Enterprise Edition vom Office SharePoint Server.

• Programmierbarkeit

Die komplette SharePoint Technologie ist hochgradig anpassbar. Microsoft hat die diversen Klassen dokumentiert, aus denen sich die Technologie zusammensetzt, sodass in Projekten so gut wie alles umgesetzt werden könnte. Aus eigener Erfahrung würde ich aber versuchen nach dem Motto "Weniger ist mehr" zu arbeiten und versuchen, auf die Standardkomponenten von SharePoint zurückzugreifen.

Seine Stärken spielt der SharePoint Server hauptsächlich über die Office Integration aus, und über die Integration des Systems in die Microsoft Server Technologie.

Weiterführende Informationen:

Tipps zur Einführung von SharePoint im Unternehmen

Wie der eigene Einstieg in SharePoint gestaltet wird, hängt natürlich hauptsächlich von der Umgebung und von den Prozessen ab. Sehr viele steigen mit der Implementierung der SharePoint Services für die IT-Abteilung ein, da hier zuerst das Know-How aufgebaut werden muss, um dann die Technologie flächendeckend ausrollen zu können. Hier finden sich meist schon genug kleinere Anwendungen oder Prozesse, die sich mit SharePoint abbilden lassen.

Umfangreiches IT-Know How erforderlich

Für die Betreuung von SharePoint-Projekten ist ein vielschichtiges Knowhow notwendig, da es sich durch das gesamte System zieht. Für den reinen Betrieb einer SharePoint Farm reichen die klassischen Kenntnisse in Windows Server 2003/2008, Internet Information Services, SQL Server 2005/2008 und Active Directory aus. Zusätzliche Kenntnisse in Microsoft Exchange helfen ebenfalls.

Soll für SharePoint entwickelt werden, dann sollten Kenntnisse in all den Techniken vorhanden sein, die Microsoft in der Webentwicklung zur Verfügung stellt (HTML, CSS, JavaScript, C# oder VB.NET). Da das .NET Framework Hauptbestandteil ist, helfen Kenntnisse dieser Komponenten ebenfalls.

Wenn Prozesse umgesetzt werden sollen, ist natürlich ein Verständnis für die Prozesse, aber auch für die Prozessbeteiligten wichtig.

SharePoint Services als Einstieg

Um einen Einstieg in die SharePoint Technologie zu finden, empfehlen wir in den meisten Fällen, zunächst auf die SharePoint Services zurückzugreifen, da hier zunächst keine Lizenzkosten anfallen. Damit können auch jeden Fall die ersten Gehversuche gemacht und auch voll funktionsfähige Prototypen erstellt werden, die bei einer späteren Installation des Office SharePoint Server weiterhin zur Verfügung stehen. Hier stehen wir gerne einführend oder unterstützend zur Seite.