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Unternehmensweites Content Management mit Microsoft Office SharePoint Server 2007
Die Herausforderungen
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Unternehmensweites Verwalten von Dokumenten ist eine der großen Herausforderungen
80% der Unternehmensdaten liegen heute in unstrukturierter Form vor. Ein großer Teil dieser Daten liegt als Office Dokument (Word, Excel, Powerpoint) vor. Darüber hinaus tragen e-Mails einen sehr großen Teil zu den unstrukturierten Dokumenten bei, wovon bis zu 90% der unstrukturierten Daten werden nicht aktiv verwaltet.
Die restlichen 20% der Unternehmensdaten liegen in strukturierter Form vor. Das können Datenbanken und/oder Geschäftsanwendungen wie ERP und CRM sein. Das Wachstum der unstrukturierten Daten wird als moderat und damit unkritisch eingestuft, während das Wachstum der unstrukturierten Daten mit etwa 36% pro Jahr prognostiziert wird und damit die große Herausforderung in Unternehmen darstellt. Das bedeutet, dass hier jährlich die Kosten für Storage steigen ohne signifikanten Mehrwert für das Unternehmen zu erzielen.
- Dokumente liegen in unterschiedlichen Quellen, eine Integration liegt selten vor
Häufig liegen heute unstrukturierte Daten in verschiedenen Speicherorten wie beispielsweise Fileservern aber auch der lokalen Festplatte. Darüber hinaus liegen Daten und Dokumente oft auch in verschiedenen Versionen vor. Für verschiedene Versionen werden jeweils neue Dateien erzeugt und der Informationsarbeiter verliert schnell den Überblick über die letzte gültige Version oder auch den Entstehungsprozess eines Dokuments. Wenn der Informationsarbeiter alleine ein Dokument erstellt, kann das schon sehr unübersichtlich sein. Spätestens wenn der Informationsarbeiter mit einer weiteren oder mehreren Personen Dokumente austauscht oder gemeinsam bearbeitet, wird es fast unmöglich, den Überblick zu behalten und Änderungen nach zu verfolgen.
- Austausch von Informationen und gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten oft aufwendig und nicht produktiv
Das Austauschen von Informationen und Dokumenten geschieht heute oft noch auf sehr umständliche Art und Weise, häufig über e-Mail. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist häufig sehr zeitaufwendig und unproduktiv. Innerhalb des Unternehmens stellt das gemeinsame Arbeiten zwischen Mitarbeitern und Teams oft schon eine Herausforderung dar. Beim Überschreiten der Unternehmensgrenze stellen der Austausch und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten mit Kunden, Partner und Lieferanten eine weitere Herausforderung dar.
Die Lösung: Enterprise Content Management (EMC) mit SharePoint Server 2007
Die neuen und erweiterten Content-Management-Funktionen in Office SharePoint Server 2007 lassen sich in drei Bereiche unterteilten:
- Dokumenten-Management
- Records-Management (Ablage- und Archivverwaltung)
- Web-Content-Management
Windows SharePoint Services stellt Grundfunktionen für das Dokumenten-Management bereit: über- und untergeordnete Versionen, Check-in/Check-out-Dokumentensperre, umfassende beschreibende Metadaten, Workflow, Inhaltstyp-basierte Regeln, Revision und rollenbasierte Zugriffsregelung auf Dokumentenbibliotheks-, Ordner- und Einzeldokument-Ebene.
Office SharePoint Server 2007 baut diese Funktionalitäten weiter aus und bietet Erweiterungen für Dokumentenerstellung, Geschäftsdokument-Verarbeitung, Web-Content-Management und -Publikation, Records-Management, Policy-Management sowie Mehrsprachenunterstützung.
Die Top-Features auf einen Blick:
- Webcontent-Editor
- Autorenprozesse (konventionell)
- Unternehmensweite Layout-Vorlagen
- Skalierbarkeit
- Integration in Geschäftsanwendungen
- Unternehmensweite Verwaltung von Metadaten
- Unternehmensweite Vorlagen für unterschiedlichste Content-Arten
Welchen Benefit gewinnen Unternehmen mit SharePoint Content Management:
- Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
- Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
- hohe Akzeptanz beim Anwender
- Reduzierung der Kosten pro Nutzer
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