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Unternehmensportale

Was ist ein Portal?
Durch die extrem wettbewerbsintensive Situation müssen Unternehmen heutzutage schnelle, effiziente und kosteneffektive Methoden bereitstellen, um Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden einen zeitnahen Zugriff auf Informationen und Ressourcen zu ermöglichen. Portale sind dafür sozusagen die Zentrale zur Abwicklung der gesamten Geschäftskommunikation. Ein Portal ist ein Zugang, der – in Abhängigkeit der Rolle eines Benutzers – den Zugriff auf die vielfältigen Informationen und Anwendungen innerhalb eines Unternehmensnetzwerks steuert und verwaltet.

Typische Portal Architektur
Portale werden häufig auf benutzerspezifische Interessen ausgerichtet, ähnlich wie im traditionellen Geschäftsleben, wo man unterschiedliche Interessengruppen mit unterschiedlichen Informationen und Dienstleistungen versorgt. Technisch gesehen, können aber die unterschiedlichsten Portale auf nur einer einzigen Plattform mit dem selben Content Management System und entsprechenden Sicherheitsmechanismen für alle Benutzertypen betrieben werden. Aus Sicht der Benutzer differenziert man heute die drei folgenden Portal-Arten:
  • Business-to-Employee Portale (B2E),
  • Business-to-Business Portale (B2B) und
  • Business-to-Consumer Portale (B2C).

 

B2E Portale (Mitarbeiterportal)
Über ein B2E Portal können Mitarbeiter mobil oder per Fernzugriff Unternehmensdaten nutzen. Insbesondere für Außendienstmitarbeiter sind B2E Portale eine erhebliche Arbeitserleichterung; haben sie doch damit einen schnelleren, flexibleren und vor allen Dingen profilspezifischen Zugriff auf stets aktuelle Informationen – eine hervorragende Basis für eine optimale Kundenbetreuung.

Für IT-Entwickler sind dabei folgende Komponenten maßgeblich: Skalierbarkeit, Personalisierbarkeit, Aggregation von Applikationen, wirkungsvolle Schutzmechanismen.

 

B2B Portale
Ein B2B Portal richtet sich an Geschäftspartner eines Unternehmens – also Lieferanten, Hersteller, Händler oder Wiederverkäufer. Je nach Status und Aufgabe hat jeder Portal-Benutzer Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen: Preise, Einkaufs- und Lieferprogramme, Verfügbarkeiten, Lagerbestände, Produktionszyklen, Sendungsverfolgung uvm.

Der ökonomisch bedeutendste Nutzen eines B2B Portals liegt in der optimalen Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette, da alle Geschäftspartner auf einer einheitlichen und stets aktuellen Informationsplattform agieren.

Optimierungspotenzial liegt z. B. im Beschaffungsmanagement – durch E-Procurement – oder in der Verzahnung von Produktions- und Logistikprozessen – durch Integrated Supply Chains.Aus Sicht der IT stehen dafür Back-End Integration, kundenspezifische Anpassungen und Sicherheitsaspekte im Vordergrund.

B2C Portale

Ein B2C Portal richtet sich an Konsumenten und Interessenten. Seine Aufgabe ist E-Commerce, also der Verkauf von Waren und Dienstleistungen, und Customer Relationship Management (CRM), also die Pflege der Kundenbeziehungen und ein umfassender Service für den Kunden. Beispiele dafür sind: der online Zugriff auf Unternehmens-, Produkt-, Serviceinformationen, technische Unterstützung, Abfrage von Bestell- und Lieferdaten, eigenes Kundenkonto. Bei B2C Portalen ist eine hohe Web-Performance besonders wichtig, die auch bei höchsten Nutzerraten gewährleistet ist. Lange Ladezeiten von Web-Sites, mangelnde Verfügbarkeiten oder veraltete Informationen wirken sich erfahrungsgemäß äußerst nachteilig aus. Für die IT-Infrastruktur bedeutet dies: sichere, hochverfügbare und skalierbare Plattformen, Personalisierung, CRMLösungen und Front-Office Integration.

Basiskomponenten eines Portals

  • Aggregation und Integration von Inhalten
    Einer der wichtigsten Aspekte eines Portals ist die Integration von Anwendungen, Diensten und Inhalten. Diese Funktionalität ermöglicht es, kurzlebige Informationen – beispielsweise Börsenkurse – einzubetten, Anwendungen direkt im Portal zu betreiben oder diese über das Portal zur Verfügung zu stellen.

 

  • Personalisierung
    Ein personalisiertes Portal stellt dem Benutzer Inhalte und Dienste nach selektierbaren Kriterien zur Verfügung. So können Sie z. B. automatisch vorgeben, auf welche Anwendungen ein bestimmter Benutzertyp Zugriff hat bzw. welche er nutzen darf. Oder der Benutzer bestimmt, welche Inhalte für ihn interessant sind. In dem Moment, in dem sich ein Benutzer eines Finanzportals die Börsenkurse anzeigen lässt, und gleichzeitig sein persönliches Finanzportfolio sehen möchte, nutzt er die Funktionalität der Personalisierung.

 

  • Suche und Kategorisierung
    Suchfunktionen und Kategorisierungen werden oftmals bei Zugriffen auf große Dokumentensammlungen verwendet. Suchmaschinen liefern Dokumente, basierend auf den Kriterien, die ein Benutzer definiert hat. Als Kategorisierung bezeichnet man die Organisation dieser Dokumente in einer browser-verständlichen Hierarchie (siehe hierarchische Organisation von Links auf andere Web-Sites bei Yahoo). Die Kategorisierung bezieht sich häufig auf eine Klassifizierung von Inhalten.

 

  • Verwaltung von Inhalten (Content Management)
    Das Content Management ist entscheidend für die gesamte Verwaltung eines Portals und deckt den kompletten Lebenszyklus von publizierten Informationen in einem Portal ab. Das Content Management umfasst die Erstellung von Informationen, ihre Zusammenwirkung mit den Workflows, die Versionskontrolle, die Bereitstellung und die Publikation neuer und aktualisierter Inhalte. Diese bestehen meistens aus unternehmensinternen, für den Portal-Benutzer interessante Daten, können aber auch aus externen Quellen stammen. Da also der Inhalt eines Portals aus den unterschiedlichsten Quellen kommen kann, ist das Content Management extrem wichtig, um fehlerhafte und nicht genehmigte Inhalte zu vermeiden.

 

  • Sicherheit
    Sicherheit ist eines der Kernthemen eines Portals. Der Sicherheitsaspekt bezieht sich auf viele unterschiedliche Funktionalitäten. Dazu zählen die Authentifizierung, die Verschlüsselungen der Kommunikation zwischen Benutzer und Portal, individuelle Zugriffsberechtigungen eines Benutzers auf bestimmte Inhalte und Anwendungen und zentral hinterlegte Virenschutzprogramme zur Datensicherheit.

 

  • Verzeichnis (Directory)
    Die meisten Portale nutzen in irgendeiner Weise ein Directory als zentralen Datenspeicher bzw. als Repository. Dieses Directory kann ein LDAP Directory Server sein, beispielsweise von iPlanet, oder eine Datenbank, z. B. von Oracle. Directories haben die Aufgabe, alle zu einem Portal und seinen Benutzern gehörigen Informationen in einem definierten Bereich abzulegen und zu verwalten: Benutzerprofile samt Authentifizierung und Zugangserlaubnis zu den entsprechenden Informationen und Anwendungen.

 

  • Analyse von Web-Sites
    Portale nutzen die „Click-Stream"-Analyse, um Benutzeraktivitäten nach zu verfolgen. Damit kann man feststellen, welche Informationen und Dienste für einen Benutzer oder Benutzergruppen am interessantesten oder unerheblich sind. Mit diesen Erkenntnissen kann ein Portalbetreiber sein Angebot Schritt für Schritt auf individuelle Bedürfnisse und Wünsche ausrichten. Da man auf diese Art und Weise auch Trends aufspüren und zeitnah und individuell darauf reagieren kann, sind Analyse-Tools ein bedeutendes Instrument zur Generierung von wertvollen Informationen für das weitere Geschäft.

Funktionell sollte ein Analyse-Tool folgende Anforderungen erfüllen:

  • Benutzerfreundliche Oberfläche
  • Erweiterte Suchfunktionen
  • Unterstützung von strukturierten und unstrukturierten Daten
  • Dokumentenmanagement
  • Abfrage, Reports und Analyse von strukturierten Daten
  • Zusammenführung von benutzerrelevanten Daten
  • Zusammenführung von benutzerrelevanten Daten


musterportalarchitektur

Beispielhafte Muster-Architektur eines Mitarbeiterportals in Anlehnung an SAP