Unified Communication and Collaboration

Microsoft integriert erstmals die bisher voneinander isolierten Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax E-Mail, Web-, Audio- und Videokonferenzen, Instant Messaging und auch Teamarbeitsbereiche in die einheitliche, vertraute Microsoft Office-Umgebung - auf dem PC und auch auf mobilen Endgeräten.

Der einzelne Mitarbeiter als auch Teams stehen mittels intelligenter Software erstmals im Zentrum der Kommunikation:

Der Anwender wählt die für seine Arbeit optimale Art der Kommunikation und hat die Kontrolle darüber, zu welcher Zeit, an welchem Ort und über welches Medium er erreichbar ist. Anwender und Teams können einfach die Daten, Dokumente und Informationen austauschen und sind immer auf dem aktuellsten Stand.

Das macht Mitarbeiter und Teams schneller, effizienter und intelligenter im Umgang mit Informationen. Unternehmen profitieren dabei nicht nur von der steigenden Produktivität der Anwender und deutlich reduzierten Infrastrukturkosten sondern sind auch in der Lage schneller auf neue Anforderungen zu reagieren und ihre Prozesse zu beschleunigen.

Die entscheidende Frage lautet: Wie können die Probleme bei Kommunikation und Zusammenarbeit minimiert und gleichzeitig die Produktivität und Effizienz erhöht werden?

1. Integration der Unternehmenskommunikation

Microsoft hat sich mit der 2007er Produktgeneration darauf konzentriert, die Grenzen zwischen den Kommunikationssilos abzubauen.

Mit Microsoft Exchange Server 2007 und Microsoft Office Communications Server ist beispielsweise die Integration von Telefonie möglich. Untersuchungen zeigen beispielsweise, dass bei ca. 60 % aller Instant Messaging-Dialoge in Unternehmen ein Telefongespräch folgt. Konsequenterweise gibt es daher die Möglichkeit über Microsoft Office Communicator oder über Kontextmenüs in Microsoft Office oder Ihren LOB-Anwendungen (durch Programmierschnittstellen) ein Telefongespräch mit dem Kollegen aufzubauen.

2. Unterstützung der Teams über Arbeitsbereiche

Mit den SharePoint-Technologien verfügt Microsoft schon seit längerer Zeit eine herausragende Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen. Versionierung, Ein-/Auschecken von Dokumenten und die perfekte Integration in Office sind nur einige der Highlights. Mit Microsoft Office Groove werden diese Möglichkeiten erweitert. Offline-Funktionalitäten und die Integration mobiler Anwender sowie externer Team-Mitglieder sind hier die Haupt-Leistungsmerkmale. Auf der Client-Seite hat Microsoft intensiv an der Einbindung in die Hauptanwendungen des Anwenders gearbeitet. So ist jetzt beispielsweise die Synchronisation von Arbeitsbereichen mit Microsoft Office Outlook möglich.

3. Verbindung von Menschen, Prozessen und Informationen

Durch die Optimierung von Kommunikation und Zusammenarbeit werden auch Menschen, Prozesse und Informationen zusammengeführt. Ein Beispiel hierfür ist die konsequente Nutzung von Präsenzinformationen in den aktuellen Microsoft-Produkten. Der Anwender erkennt sofort, welcher Know-how-Träger anwesend ist, kann ihn für Rückfragen kontaktieren oder per Application Sharing gemeinsam an der Überarbeitung von Dokumenten arbeiten. Über Benachrichtigungsfunktionen werden Anwender darüber informiert, dass sich für sie relevante Dokumente geändert haben und Versionierung sowie automatisierte Synchronisation sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter über den gleichen aktuellen Informationsstand verfügen.

4. Ortsunabhängiges Arbeiten

Bei der Weiterentwicklung der Produkte legt Microsoft großen Wert auf die mobile Nutzbarkeit. Windows Mobile auf Windows Smartphones oder PocketPCs stellt im Zusammenspiel mit Mobile Office einen vollständigen mobilen Desktop dar.

Aber auch Produkte wie Microsoft Office Communicator werden zusätzlich als mobile Variante und als Web-basierende Version zur Verfügung gestellt.

Microsoft Office Outlook wurde um die Variante Outlook Voice Access ergänzt, damit auch ein Zugriff von einem Festnetz- oder Mobiltelefon erfolgen kann. Der Anwender kann aus einer Reihe von unterschiedlichen Zugriffsformen die Variante wählen, die dem momentan benutzten Device und seiner Arbeitssituation am besten entsprechen.

Der Hauptvorteil von Microsoft liegt vor allem darin, dass all diese Weiterentwicklungen und Optimierungen nicht über separate Tools oder Geräte zur Verfügung gestellt werden, sondern in Microsoft Office System integriert sind. Der Umgang mit den neuen Möglichkeiten wird dadurch so einfach, dass der Anwender ihn selber „entdecken" und nutzen kann.