Prozess Management

Prozessmanagement oder auch Business Process Management ( BPM) ist das Identifizieren, Analysieren, Dokumentieren, Gestalten und Verbessern von Geschäftsprozessen über alle Phasen und Bereiche einer Organisation ( Prozessmanagement Definition ). Im Prinzip stellt man sich die Frage: Wer macht was, wann, wo, womit, wie, warum und zu welchem Zweck?

Wird dies entsprechend dokumentiert und mit Steuerungskennzahlen belegt so spricht man auch von einer Geschäftsprozessverwaltung.  Bei Aufdeckung und Erkennung der unternehmensinternen Prozesse aber auch Unternehmensziele leichter realisiert werden. Zur Abdeckung des Prozessmanagements haben sich am Markt spezifische prozessmanagement software Lösungen etablieren können, die im Wesentlichen folgende Teilbereiche unterstützen:

• Das Planen und Modellieren von Prozessen
• Die operative Umsetzung bzw. das Arbeiten nach Prozessen
• Das Überwachen von Prozessen, wobei die gewonnen Informationen wieder als Erkenntnis der Planung zur Verfügung steht

Beim Planen und Modellieren von Prozessen müssen im ersten Schritt Prozesse identifiziert und definiert werden. Je größer eine Organisation ist, desto schwieriger wird es, alle Vorgänge im Detail nachverfolgen zu können. Um die Übersicht zu behalten sind zusammenhängende Gruppen zu definieren. Diese können bspw. nach der Organisation in Einkauf, Produktion, Vertrieb, Personal usw. festgelegt werden. Ist diese Aufteilung noch zu grob kann man auch Untergruppen festlegen wie bspw. die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Bearbeitung von Bestellungen und die Abwicklung von Bewerbungen. Die so geschaffenen Gruppierungen von Aktivitäten bezeichnet man als Prozess. Zu jedem Prozess ist genau festzulegen, welche Aktivitäten darin vorkommen  und wie diese auszuführen sind. Im Prinzip gelten hier wieder die oben genannten W-Fragen. Bei Abarbeitung dieser ist der Prozess definiert. Ob dieser Prozess wunschgemäß ausgeführt wird, kann nicht ohne konkrete Anhaltspunkte beurteilt werden. Nachvollziehbare Messwerte müssen ermittelt werden die eine Bewertung des Ist-Prozesses möglich machen. 

Messwerte können hinsichtlich der Zeit (Bewerbungseingangsbestätigung pro Zeiteinheit, Auslieferung pro Zeiteinheit) des Wertes oder der Fehlerrate festgelegt werden. Diese Messwerte dienen dem vorher festgelegten Prozessverantwortlichen  als Richtlinie für eine mögliche Beurteilung der Prozessqualität. An Hand dieser Messwerte oder Kennzahlen können Probleme festgestellt werden und ein notwendiger Handlungsbedarf aufgedeckt werden. Mit diesem Prozesscontrolling schließt sich der Kreis und man beginnt wieder beim Planen und Modellieren von Prozessen. Dieser Kreislauf führt zu einer stetigen Optimierung und ist das eigentliche Ziel des Prozessmanagements.