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Kanzlei-Informationssystem u. Data Warehouse-Lösung (Fürst & Partner)

Die Aufgabe:
Seit einigen Jahren sind enorme Veränderungen am Beratungsmarkt durch einen erhöhten Konkurrenzdruck und veränderten Beratungsbedarf der Mandanten zu beobach­ten. Als Ergebnis dieser Veränderungen am Beratungsmarkt ergeben sich für die Wirtschaftsprü­fungs- und Steuerberatungskanzleien zum einen stagnierende Erträge in den traditionellen Dienstleistungsbereichen und zum anderen aufgrund der zunehmenden Komplexi­tät der Beratung und den damit erhöhten Anforderungen an die Mitarbeiter stei­gende Kosten.

Vor diesem Hintergrund gewinnt eine betriebswirtschaftlich ausgerichtete Kanzleiführung stark an Bedeutung. Voraussetzung für die Führung einer modernen Kanzlei sind entscheidungsrelevante Da­ten. Aber welcher Kanzleichef kann heute wirklich einfach, schnell, kostengünstig und kanz­leiweit Fragestellungen nach dem Umsatz mit dem Mandanten X in den letzten drei Jahren oder nach dem Mitarbeiter mit dem höchsten Deckungsbeitrag „auf Knopfdruck“ beantworten?

Erfassung entscheidungsrelevanter Daten (Kosten, Zeit, Erlöse) für die betriebswirtschaftliche Führung von Steuerberater-Kanzleien. Sämtliche Informationen eines Kundenauftrags müssen übersichtlich und ständig aktualisiert zugänglich sein. Neben vordefinierten Standardauswertungen sollen flexible Datenanalysen eine effektive Planung und Kontrolle ermöglichen.

 
Die Lösung:

A. Kanzlei-Informationssystem
it innovations entwickelt ein modulares, datenbankbasierendes Kanzlei-Informationssystem. das von der Verwaltung der Mitarbeiter- und Mandantenstammdaten über die Erfassung von Auftragszeiten bis zur Fakturierung und Auftragsnachkalkulation reicht.

Die Datenbestände sind hierarchisch aufgebaut und miteinander zu verknüpfen, um mehrdimensionale Auswertungen zu erreichen. Gleichzeitig erfolgt eine Ressourcensteuerung durch die auftragsbezogene Zeiterfassung von geleisteter Arbeit im Abgleich mit der Anwesenheitszeit der Mitarbeiter laut Gleitzeitsystem (BDA).

B. Data Warehouse
Bereits während der Entwicklung des Kanzleiinformationssystems hat sich bei den Projektgesprächen mit den Geschäftsführern gezeigt, dass der Informationsbedarf für die Ausübung von Führungsfunktionen häufig nicht exakt antizipierbar ist. Zudem hat jeder Entscheidungsträger unterschiedliche Vorgehensweisen zur Analysen der Daten. Die Fragestellungen der Führungskräfte sind häufig komplexer als angenommen. Sobald z.B. der Umsatz einer Niederlassung analysiert ist, wird versucht zu klären, wie sich der Umsatz in der Niederlassung A im Vergleich zur Niederlassung B in den letzten drei Jahren entwickelt hat.

Solche vielschichtigen Fragen können Standardauswertungen nicht beantworten. Es wurde deshalb eine Lösung konzipiert, mit der individuelle Analysen möglich sind, und dies ohne Mithilfe von IT-Spezialisten.
Auf Basis des Analysis Services von Microsoft SQL 2000 hat it innovations ein DataWarehouse mit den Daten aus KIS aufgebaut. Darin werden die Daten konsolidiert und so aufbereitet, daß eine leichte Auswertung durch den Endanwender ohne Unterstützung der DV-Abteilung möglich wird. Der Benutzer braucht für die Analyse der Daten keine Kenntnisse von der zugrundeliegende Datenbankstruktur und der Datenbankabfragesprache SQL haben.

Statt dessen kann er Geschäftsbegriffe aus dem täglichen Arbeitsumfeld verwenden (z.B. Mandant, Deckungsbeitrag, Mitarbeitererlöse usw.).
Die Informationsbereitstellung erfolgt mit Hilfe von Excel-Pivot. Über dieses Front-End greift der Benutzer auf die gesammelten Daten zu.
Die aus dem Kanzleiinformationssystem bereitgestellten Felder werden im Analysis Manager dazu verwendet, Dimensionen aufzubauen oder als Measures (z.B. Honorar, Zeitaufwand, Kosten, Deckungsbeitrag,) die eigentlich auszuwertenden Unternehmenszahlen abzubilden.

 
Der Vorteil:
  • Unternehmensweiter Zugriff auf relevante Information
  • Zeit- und kostensparendes Datenmanagement
  • Verbesserte Informationsqualität durch aktuelle und konsistente Daten
  • Verbesserte Reaktionsfähigkeit auf erkannte Schwachstellen sowie Wettbewerbsänderungen
  • Entscheidungsgrundlage für die Unternehmensstrategie

 

Ergebnis:
Mit dem DataWarehouse auf Basis des Analysis Servers sowie Excel-Pivot profitiert die Kanzleileitung unmittelbar dadurch, dass sie jederzeit alle wichtigen Informationen über die Entscheidungsobjekte (z.B. Auftrag, Mandant, Mitarbeiter, Ist-Umsatz im Vergleich zum Vorjahresumsatz usw.) durch das Data Warehouse erhalten kann. Die Informationsqualität in der Steuerkanzlei / Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verbesserte sich durch aktuelle und konsistente Daten. Die Datenbestände können zu aussage­fähigen Informationen transformiert werden, um sie als Entscheidungsgrundlage und nicht zuletzt als Wettbe­werbsfaktor einzusetzen.
Mit dem DataWarehouse steht der Kanzlei ein Informationssystem zur Verfügung, mit dem die Kanzleileitung in die Lage versetzt wird, qualifizierte Entscheidungen zu fällen, schneller auf Wettbewerbsänderungen zu reagieren und Schwachstellen zu identifizieren. Die Kanzlei selbst wird also „intelligenter“.