Personal Management Informationssysteme mit DATEV-LODAS-Daten

Wettbewerbsvorteile durch dynamischen Analysen

Anforderungen

Drückende Personalkosten einerseits und das gleichzeitige Vorhalten ausreichend großer und hochqualifizierter Personalkapazitäten andererseits stellt die Unternehmen immer häufiger vor große Schwierigkeiten.

Ein effizientes Personalcontrolling, welches Entscheidungsvorgänge optimiert und damit die zügige und zielgerichtete Umsetzung von Personalstrategien sichert, kann hier Abhilfe schaffen. Dazu müssen flexible Auswertungen der Lohn- und Gehaltsdaten auf ganz verschiedene Fragestellungen hin abrufbar sein.

Beispielsweise:

• Wie haben sich die Lohnaufwendungen der Kostenstelle 12 in den letzten Jahren entwickelt?
• Welche Qualifikation haben die Mitarbeiter in der Organisationseinheit?
• Wie viele Mitarbeiter haben in den letzten Jahren das Unternehmen verlassen?
• Wie viele Mitarbeiter befinden sich im Mutterschutz?
• Wie hoch ist der Anteil an Überstundenvergütung?
• Ist die Fluktuationsrate in einzelnen Kostenstellen / Niederlassungen besonders auffällig?

Lohnabrechnungsprogramme bieten häufig nur vordefinierte Standardauswertungen an. Komplexe Fragestellungen, wie sie Entscheider in der Unternehmensführung haben, sind damit nicht beantwortbar.

Manche Unternehmen behelfen sich, indem sie relevante Daten mühsam per Hand in Tabellenkalkulationsprogrammen erfassen, um damit personalwirtschaftliche Kennzahlen – wie etwa Personalbestand oder Fluktuation – zu ermitteln. Datenredundanz und aufwendige Erfassungsprozesse sind die Folge.

Personal-MIS auf Basis von DATEV-LODAS-Daten

Für Unternehmen, die mit den DATEV-Programmen ihre Gehaltsabrechnungen erstellen, gibt es jetzt eine komfortable Möglichkeit zur Analyse ihrer Lohndaten.

Lodas bietet die Möglichkeit, eine Vielzahl von interessanten Daten über einen Mitarbeiter zu speichern. Individuelle Felder eignen sich zur Anlage unternehmensspezifischer Informationen. Mit dem neuen Programm „Lohn-Personal-Informationssystem“ ermöglicht DATEV, die im Rechenzentrum gespeicherten Lohn- und Gehaltsdaten abzurufen und zu exportieren. Sowohl Stammdaten wie z.B. Name, Adresse, Kostenstelle, Beruf, Arbeitszeit) als auch Bewegungsdaten (jeder Betrag pro Lohnart steht zur Verfügung) können in einen zentralen Datentopf, das Data Warehouse übernommen werden. Solche Systeme sind darauf spezialisiert, große Mengen an Daten aufzunehmen. Zudem sind sie Basis für ein Personal-Management-Informationssystem (P-MIS). Mit dem Data Warehouse können die Daten so flexibel und individuell aufbereitet werden wie es die Unternehmensführung benötigt. Es gewährleistet eine schnelle Versorgung der Entscheider mit analytischen Informationen von hoher Qualität. Die Analyse der Daten erfolgt mit so genannten OLAP-Programmen wie z.B. Excel-Pivot.

Übersicht über den Ablauf

Vorteile für die Mandanten

Das Personal-MIS auf Basis des Data Warehouse bietet folgende Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen:

• Das Personal-MIS ermöglicht einen direkten Zugriff auf alle relevanten Personalstamm- und Abrechnungsdaten.
• Es schafft Planungsgrundlage für das Controlling und signalisiert frühzeitig die Entwicklung von Risikofaktoren.
• Unabhängig vom operativen System können die Entscheider unternehmens- und wirtschaftsjahres-übergreifend ihre Daten für Zwecke der Unternehmensführung auswerten. 

• Die Zusammenführung der Daten von mehreren Betrieben eines Unternehmensverbundes ermöglicht eine unternehmensweite Datenkonsolidierung.
• Es ist keine DATEV-Soft- und Hardware notwendig.
• Durch den Zugriff aller Benutzer auf einen gemeinsamen und einheitlichen Datenbestand wird eine "Vertrauenskultur" im Unternehmen aufgebaut. Über Berechtigungsstrukturen kann aber der Zugriff aber auch – je nach Bedarf – eingeschränkt werden.

Vorteile für den Steuerberater

Für die Steuerberater bietet sich ein zusätzliches Beratungsfeld:

Aufgrund ihres kaufmännischen know-hows und der Möglichkeit die Lohndaten verschiedener Unternehmen zu vergleichen (Betriebsvergleich), können sie ihre Mandanten bei der Analyse der Daten unterstützen und Datenmaterial für Unternehmensentscheidungen liefern.

Technische Realisation

Mit Hilfe des Lohn-Personal-Informationssystems werden Personalstamm- und Abrechnungsdaten aus dem DATEV-Rechenzentrum in eine Microsoft SQL-Datenbank exportiert. Die Übernahme, Verifizierung und Bereinigung der Daten erfolgt automatisiert (DTS-Tasks). Als komfortable Bedienungsoberfläche steht dem Benutzer das Lohntool zur Verfügung.

Das Data Warehouse mit seinen Dimensionen und Cubes ist auf dem Microsoft Analysis Server 2000 aufgebaut. Dieses System ermöglicht eine kostengünstige Bereitstellung der Informationen. Als Front-End für die Auswertung wird Excel-Pivot eingesetzt. Dies ermöglicht die typischen OLAP-Funktionalitäten wie Slice-and-dice und drill-down.